Digitaler Datenputz 2026
Mitmachaktion für mehr Sicherheit, Transparenz und Ordnung in Ihren Datenbeständen
Veröffentlicht im September 2026
Warum lohnt sich ein Blick auf die eigenen Datenbestände?
Daten sind heute eine wichtige Grundlage für effiziente Prozesse, sichere Geschäftsabläufe und fundierte Entscheidungen. Gleichzeitig wachsen E-Mail-Archive, Dateiablagen, Cloud-Speicher und Zugriffsrechte in vielen Unternehmen über Jahre hinweg kontinuierlich an. Ohne regelmäßige Pflege können digitale Altlasten nicht nur die Übersicht erschweren, sondern auch Sicherheits- und Datenschutzrisiken verursachen.
Im Interview mit Dr. Sara Elisa Kettner sprechen wir darüber, warum ein strukturierter Umgang mit Unternehmensdaten für den Mittelstand immer wichtiger wird, welche Risiken durch unübersichtliche Datenbestände entstehen und wie der Digitale Datenputz 2026 Unternehmen dabei unterstützt, mehr Sicherheit, Transparenz und Ordnung in ihre digitale Arbeitsumgebung zu bringen.
Viele Unternehmen betrachten Daten als wertvolle Ressource. Warum wird dabei oft unterschätzt, wie schnell sich ungenutzte oder veraltete Daten ansammeln?
Daten gelten zu Recht als wichtige Ressource für Unternehmen, denn sie unterstützen Prozesse, Kundenbeziehungen und unternehmerische Entscheidungen. Gleichzeitig entstehen im Arbeitsalltag täglich neue E-Mails, Dokumente, Versionen, Protokolle und Systemeinträge. In vielen Fällen werden dabei auch mehrere parallele Ablagen genutzt, was die Datenmenge noch weiter erhöht. Laut einer Befragung des Branchenverbands Bitkom erhalten berufstätige Internetnutzerinnen und Internetnutzer im Schnitt 53 berufliche E-Mails pro Tag. Etwa 14 Prozent der Befragten gaben sogar an, täglich mehr als 100 E-Mails zu erhalten. Was zunächst wie eine überschaubare einzelne Datei oder Nachricht wirkt, summiert sich so über Jahre zu großen, oft unübersichtlichen Datenbeständen. Werden Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen und Ablageregeln nicht regelmäßig überprüft, bleiben Daten auch dann gespeichert, wenn sie längst nicht mehr benötigt werden.
Was kostet Unternehmen ein mangelhaftes Datenmanagement im Alltag, beispielsweise bei Prozessen, IT-Sicherheit oder Entscheidungsfindung?
Ein mangelhaftes Datenmanagement kostet Unternehmen vor allem Zeit und Aufmerksamkeit. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen länger nach aktuellen Dokumenten suchen, arbeiten mit unterschiedlichen Versionen oder treffen Entscheidungen auf Grundlage veralteter Informationen. Doppelte Dateien und unklare Ordnerstrukturen erschweren zudem die Zusammenarbeit und können dazu führen, dass wichtige Unterlagen übersehen oder unnötig mehrfach erstellt werden. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Risiken für Datenschutz und -sicherheit, wenn sensible Daten in alten Projektordnern, unkontrollierten Download-Verzeichnissen oder ungeschützten Cloud-Freigaben liegen bleiben. Auch wirtschaftlich kann sich dieser digitale Ballast bemerkbar machen, denn Cloud-Speicher und Rechenleistung verursachen Kosten.
Warum sollte Datenhygiene heute ebenso selbstverständlich sein wie die regelmäßige Wartung von Maschinen, Systemen oder Gebäuden?
Veraltete, vergessene oder doppelt gespeicherte Daten verschwinden nicht von selbst, sondern belegen weiterhin Speicherplatz, erschweren die tägliche Arbeit und können Sicherheitsrisiken darstellen. Regelmäßiges Aufräumen, bspw. im Rahmen eines Digitalen Datenputzes, schafft klare Strukturen und hilft dabei, den digitalen Arbeitsplatz dauerhaft funktionsfähig zu halten. Wie bei der technischen Wartung geht es nicht nur darum, einen bereits eingetretenen Schaden zu beheben, sondern Risiken frühzeitig zu erkennen und ihnen vorzubeugen.
Welche Bedeutung hat Datenhygiene für Themen wie Cybersecurity, Compliance und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz?
Für die Cybersecurity gilt ein einfacher Grundsatz: Je weniger unnötige Daten gespeichert werden, desto kleiner ist die potenzielle Angriffsfläche. Alte Kundenlisten, Zugangsdaten in E-Mails, zu weit gefasste Zugriffsrechte und öffentliche Cloud-Links können sensible Informationen gefährden. Und auch für die Compliance ist ein strukturierter Datenbestand wichtig, da Aufbewahrungsfristen, Löschpflichten und Zugriffsrechte nur zuverlässig eingehalten werden können, wenn überhaupt bekannt ist, welche Daten wo gespeichert sind. Idealerweise werden Unterlagen, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, von der sonstigen, aktiven Ablage getrennt. Beim Umgang mit KI kommt eine weitere Dimension hinzu: Eine gute Datenqualität und klare Strukturen helfen dabei, dass veraltete oder doppelte Informationen nicht unnötig in digitale Anwendungen eingespeist werden. Zugleich ist der Einsatz von KI ressourcenintensiv und insbesondere beim Training der Modelle werden große Datenmengen verarbeitet, die hohe und teure Rechenleistung benötigen.
Welche konkreten Vorteile können Unternehmen durch einen regelmäßigen "digitalen Datenputz" erzielen?
Die Vorteile sind vielfältig und das Engagement lohnt sich. Mitarbeitende finden benötigte Informationen schneller und belasten sich nicht mit veralteten oder doppelten Dokumentenversionen. Gleichzeitig reduzieren Unternehmen unnötige Speicher- und Energiekosten, weil weniger Daten vorgehalten, übertragen und synchronisiert werden müssen. Auch die Angriffsfläche für Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe sinkt, wenn nicht mehr benötigte Daten, alte Zugriffsrechte und offene Cloud-Freigaben regelmäßig überprüft werden. Klare Ablage- und Benennungsregeln verbessern darüber hinaus die Zusammenarbeit und schaffen verlässlichere Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen und digitale Anwendungen. Weniger digitaler Ballast sorgt also für mehr Ordnung und Klarheit im Arbeitsalltag. Zudem muss ein Datenputz keine einmalige Aufräumaktion sein, sondern kann zum regelmäßigen Bestandteil einer verantwortungsvollen und nachhaltigen Datenstrategie werden.
Kann man sich einer solchen Datenputz-Aktion anschließen?
Ja, der Digitale Datenputz findet 2026 bereits zum vierten Mal statt und ist eine gemeinsame Aktion verschiedener Organisationen im Rahmen der CDR-Initiative, mit der Mitarbeitende für das Aufräumen ihrer Daten auf Festplatten, Netzwerklaufwerken, in E-Mail-Postfächern und in der Cloud begeistert und unterstützt werden. Die Einladung zum Mitmachen gilt für alle interessierten Organisationen. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeiter:innen ein Unternehmen hat oder aus welcher Branche es kommt. Wichtig ist lediglich, dass das Unternehmen gemeinsam mit der CDR-Initiative einen ernsthaften Beitrag leisten möchten.
Und wie funktioniert das?
Die Umsetzung selbst liegt vollständig bei den jeweiligen Unternehmen, die auch selbst entscheiden, wann und wie intensiv sie putzen. Die Geschäftsstelle der CDR-Initiative stellt zur Vorbereitung und Durchführung verschiedene Materialien bereit, darunter unsere bewährten Checklisten mit hilfreichen Umsetzungstipps. Es gibt keine Verpflichtung, alle Module umzusetzen oder Datenmengen zu messen. Die Umsetzung kann individuell an die eigenen Systeme, Sprache und Prozesse angepasst werden. Der Aktionszeitraum ist vom 14. bis zum 18. September und der Anmeldeschluss ist der 04. September 2026.
Anmelden & mitmachen
Setzen Sie gemeinsam mit anderen Unternehmen ein Zeichen für digitale Verantwortung und beteiligen Sie sich am Digitalen Datenputz 2026.
Melden Sie sich bis zum 04.09.2026 an und kontaktieren Sie uns!
Hinweis: Die Bilder sind KI-generiert
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