In fünf Schritten zum Zugpferd für digitale Innovation.   
So gehen Sie vor.

Mit den folgenden fünf Schritten kommen Sie in Ihre neue Rolle:

Machen Sie klar, dass Sie mit Ihrem Chef nicht über einzelne Projekte, sondern über die mittelfristige Zukunft der Systemlandschaft sprechen wollen. Dass Sie nach dem Gespräch einen Weg skizzieren möchten, wie die IT zur Entwicklung des Unternehmens beitragen kann.

Tipp Nr. 1: Wenn die Mission zu dem passen soll was Sie mit Ihrem Team leisten können und wollen, dann bringen Sie am besten Ideen mit, wie diese aussehen könnte.

Überlegen Sie: Was sind die drei bis fünf großen Themen, die Ihrem Unternehmen aktuell und mittelfristig unter den Nägeln brennen werden?

Tipp Nr. 2: Am besten kommen immer jene Ideen an, mit denen das Unternehmen Geld verdienen oder einsparen kann.

Im Gespräch mit der Geschäftsführung gehen Sie die Liste durch: Inwiefern und an welcher Stelle soll die IT unterstützen? Welche Prioritäten sehen Sie?

• Welche Rolle und Priorität stehen jeweils hinter dem Gewinnen und Binden von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern?
• Suchen wir nach neuen Geschäftsmodellen, digitalen Produkten oder Dienstleistungen?
• Brauchen wir eine Verbesserung bzw. Erleichterung der internen Kommunikation? An welchen Stellen?
• Wollen wir bestimmte Prozesse und Workflows automatisieren?
• An welchen Stellen müssen Kosten gespart werden?
• Wo ist mehr Datentransparenz erforderlich?
• Wie wichtig sind in dem Zusammenhang auch Datenschutz und -sicherheit?

Nach dem Gespräch mit der Geschäftsführung stehen nun einige Ansätze auf der Agenda, dort finden sich dann z.B. Themen wie:

• Wir müssen schneller darin werden, Angebote zu machen. Die Kalkulation dauert zu lange, weil wir zu viele Rückfragen haben
• Wir brauchen mehr Durchgängigkeit hin zu unseren Lieferanten
• Insbesondere unsere administrativen Prozesse könnten mehr Automatisierung vertragen
• Unsere Kommunikation basiert noch viel zu sehr auf E-Mail. Das macht die Zusammenarbeit intransparent

Diese Liste ließe sich noch deutlich länger fortsetzen. Möglicherweise haben Sie ganz andere Themen gefunden. Aber vielleicht fällt Ihnen auf, dass von Technologie an dieser Stelle noch gar nicht die Rede ist. Denn: Die Übersetzung ist nun Ihre Aufgabe. Und die ergibt sich erst im zweiten Schritt, wenn Sie auf die Fachbereiche zugehen.

Zuvor noch eine wichtige Überlegung: Ihr Fachbereich denkt normalerweise nicht in der Dimension "Technologie". Das sieht er wahrscheinlich als Ihre Hauptaufgabe. Sein Auftrag ist es, einen Prozess zu organisieren und damit Ergebnisse zu bringen. Und an den wichtigsten Prozessen sind meist mehrere Fachbereiche beteiligt.

Deshalb führen Sie am besten Gespräche in mehreren Runden und überlegen: Wie schaffen wir es, die aufgezeigten Problemstellungen zu lösen?

Überlegen Sie gemeinsam mit den Fachbereichen:

• Welche Prozesse und Systeme sind von den genannten Themen betroffen?
• Wie bekommen wir mehr Daten in die Systemlandschaft? Ist das ein Thema der Nutzungs- und Buchungsdisziplin? Liegt es am Datenmodell der verwendeten Systeme? Fehlen Schnittstellen? Kann der Prozess die Daten überhaupt erzeugen?
• Wie können die Fachbereiche dazu beitragen, die genannten Probleme zu lösen? Was könnte der Beitrag der IT sein?

Aus diesen Gesprächen wird möglicherweise eine lange Liste mit Ansatzpunkten entstehen. Nun liegt es an Ihnen: Was machen Sie daraus?

Auf der Liste stehen nun vielleicht Themen, wie z.B.

• Nutzung des CRM-Systems intensivieren und mehr Informationen für den Angebotsprozess bereitstellen.
• Datenqualität in der Materialwirtschaft verbessern, um genauer disponieren zu können.
• Rechnungseingangs-Workflow automatisieren.
• Vereinfachen der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, um das HR-Team zu entlasten und die Ressourcenplanung in der Produktion zu erleichtern.

Jetzt ist es an der Zeit, in Ihre Werkzeugkiste zu greifen und technisch zu werden:
Welche Lösungen fallen Ihnen ein?

• Wo genügt es, die Mitarbeiter der Fachbereiche in der Anwendung der Systeme zu schulen?
• Wo kann die Datenqualität durch Vereinfachung der Eingabe verbessert werden, z.B. durch Checklisten, Pflichtfelder, mobile Datenerfassung, etc.?
• Benötigen Sie ggf. neue Spezialsysteme, z.B. ein HR-Portal, oder ein Workflow-System?
• Welche Prozesse müssten nochmal komplett überdacht werden, um sie überhaupt digital abbilden zu können?

Nun arbeiten Sie heraus: Wie weit kommen Sie mit Bordmitteln? Wofür müssten wir investieren? Wie gehen wir jeweils vor? Wer müsste eingebunden werden?

Sobald Sie an diesen Fragen arbeiten, stoßen Sie auf das größte Hindernis von allen: Ihre Kapazitäten.

Offen gesprochen: Wer legt sich schon gerne Arbeit auf den Tisch, ohne gleichzeitig sicher zu sein, dass man sie auch schaffen kann?

Auf Ihrer Liste mit Projekten und Maßnahmen stehen nun jede Menge Punkte, die Sie niemals alleine abarbeiten können werden. Dazu brauchen Sie Unterstützung der Fachbereiche. Auch die Kapazitäten in Ihrem Team werden gefordert sein. Ein weiterer Aspekt: Selbst, wenn Sie an allen Themen arbeiten können, ist immer noch nicht sichergestellt, dass die Daten im System-Flickenteppich auch wirklich zusammenpassen werden.

Wenn Sie nun keine Unterstützung finden, dann haben Sie zwar viel Arbeit, aber kaum eine Chance, wirksame Ergebnisse zu erzielen.

Deshalb brauchen Sie ein zweites Gespräch mit der Geschäftsführung. Fragen Sie: Was von diesen Themen ist aus ihrer Sicht wichtig? Welche können wir zurückstellen? Die Prioritäten lassen sich ganz leicht anhand der Ziele ableiten, die Sie zu Beginn vereinbart haben.

Und jetzt fragen Sie sich: Wenn wir all die kleinen Themen angehen - wie schnell kommen wir unseren Zielen näher? Oder macht es nicht doch viel mehr Sinn, die Prozess- und Systemlandschaft auf neue Beine zu stellen?

Ganz gleich, zu welchem Ergebnis Sie kommen: Jetzt haben Sie einen Deal mit der Geschäftsführung. Sie haben die Unterstützung für die Projekte auf Ihrer Liste. In einem zweiten Schritt gilt es, diese Liste mit den Fachbereichen abzustimmen, das jeweilige Vorgehen zu planen und in eine Zeitplanung zu gießen.

Jetzt haben Sie es geschafft: Die IT-Roadmap steht! Jetzt geht es an den letzten Schritt:

Ich gebe zu: Auf Ihrer Roadmap wartet Arbeit. Und am besten beginnen Sie sofort. Die Roadmap hat aber noch einen zweiten Effekt: Mit jedem Projekt, mit jeder Maßnahme haben Sie sich ein Forum geschaffen - einen Anker, um neue digitale Lösungsansätze für die Herausforderungen Ihres Unternehmens aufzuzeigen: Sie könnten Software- Anbieter einladen, um ihre Lösungen präsentieren zu lassen. Sie könnten Hack-Meetings gestalten, um die Nutzung eines Systems zu vertiefen. Sie könnten aufzeigen, welche Reporting-Möglichkeiten Ihr BI-System bietet. Sie könnten einen internen Hackathon zu einem konkreten Prozessthema organisieren.

Was fällt Ihnen noch ein?

Nun, wo die Ziele und die Problemstellungen bekannt und von allen Seiten anerkannt sind, liegt es an Ihnen: Nutzen Sie die Chance Ihrem Unternehmen den digitalen Schub zu geben?