SAP als Wachstumsmotor: Fruturas Reise der digitalen Transformation

Die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen ist ein Schlüsselelement im globalen Wettbewerb. Frutura, ein österreichisches Familienunternehmen, hat diesen digitalen Sprung gewagt und gemeistert.

In einer Ära, in der Technologieintegration wie SAP für die Steigerung der betrieblichen Effizienz und Prozessoptimierung unerlässlich ist, demonstriert Frutura eindrucksvoll, wie mittelständische Betriebe diese Aufgabe bewältigen können.

Der Vortrag von Katrin Hohensinner-Häupl im Rahmen unserer Veranstaltung "Effizienz steigern durch Standardisierung von Prozessen" am 29.11.2023 gibt tiefe Einblicke in die erfolgreiche Umsetzung der SAP-Integration in einem mittelständischen Unternehmen. Die wichtigsten Punkte haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst

Frutura's Weg zur SAP Integration – Ein Familienunternehmen im Wandel 

Frutura, ein in der Obst- und Gemüsebranche nicht nur in Österreich, sondern weit darüber hinaus bekannter Name, ist ein Paradebeispiel für Erfolg und Innovation im Mittelstand. Als Familienunternehmen in der zweiten Generation hat sich Frutura auf die Produktion und Vermarktung von Obst und Gemüse spezialisiert. Ihre Geschichte ist geprägt von bescheidenen Anfängen, stetigem Wachstum und einer tiefen Verwurzelung in der Region.

Die Anfänge und Entwicklung

  • Gründung und Expansion: Von einer kleinen Halle vor 20 Jahren zu einem Unternehmen mit Standorten in Österreich und Deutschland.

  • Spezialisierung: Fokus auf nachhaltiges und regionales Obst und Gemüse, mit einer besonderen Betonung auf umweltfreundlichen Anbaumethoden.

Bedeutung in der Branche

  • Marktstellung: Einer der größten Produzenten und Vermarkter von Obst und Gemüse in Österreich.

  • Innovation und Nachhaltigkeit: Einsatz von nachhaltigen Technologien, wie der Beheizung von Gewächshäusern mit Thermalwasser, was Frutura zu einem Vorreiter in der Branche macht.

Herausforderungen und Wachstum

  • Anpassung an die Marktbedingungen: Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an effiziente und flexible Prozesse.

  • Digitalisierungsbedarf: Die Notwendigkeit, veraltete Warenwirtschaftssysteme zu überwinden und manuelle Prozesse zu digitalisieren, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Auswahlprozess und Implementierung von SAP – Ein Leitfaden für Mittelständler 

Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist ein kritischer Schritt für jedes Unternehmen, der sorgfältige Planung und strategische Überlegungen verlangt. Frutura stand vor der Aufgabe, ein System zu finden, das sowohl den aktuellen Bedürfnissen gerecht wird als auch zukünftiges Wachstum unterstützt. Die Wahl fiel auf SAP, ein weltweit führendes ERP-System, bekannt für seine Fähigkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu integrieren und zu optimieren.

Der Auswahlprozess

  • Evaluierung der Optionen: Frutura untersuchte verschiedene Systeme, um dasjenige zu finden, das ihre spezifischen Anforderungen am besten erfüllt.

  • Entscheidungskriterien: Wichtig war ein System, das größer als das Unternehmen selbst ist, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen und nicht durch die Software begrenzt zu werden.

Das Herzstück unserer digitalen Wandlung ist das ERP-System SAP, das unsere Arbeitsweise revolutioniert hat.

Katrin Hohensinner-Häupl

Erstellung des Lastenhefts

  • Herausforderungen: Die Erstellung eines Lastenhefts war eine komplexe Aufgabe, da es nicht nur die aktuellen, sondern auch zukünftige Geschäftsprozesse abbilden musste.

  • Fit-Analyse: Zusammen mit potenziellen Implementierungspartnern wurde eine Fit-Analyse durchgeführt, um die Lücken zwischen den Standardfunktionen des Systems und den spezifischen Anforderungen von Frutura zu identifizieren.

Die Rolle externer Berater

  • Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Externe Berater spielten eine entscheidende Rolle, indem sie ihre Expertise und Erfahrung in den Auswahlprozess einbrachten.

  • Vertragsverhandlungen und Implementierung: Sie unterstützten Frutura nicht nur bei der Auswahl des richtigen Systems und Partners, sondern auch bei den Vertragsverhandlungen und während der gesamten Implementierungsphase.

Die Einführung von SAP bei Frutura war ein ehrgeiziges Projekt, das nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich brachte. Die Umsetzung dieses Projektes zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Planung, die richtige Systemauswahl und die Einbindung von Expertenwissen für den Erfolg eines solchen Projektes sind.


Die Transformation von Unternehmensprozessen durch SAP Integration

Nicht nur ein technologischer, sondern auch ein kultureller Wandel ist mit der Einführung eines neuen ERP-Systems wie SAP verbunden. Bei Frutura hat die Einführung von SAP zu tiefgreifenden Veränderungen in allen Unternehmensbereichen geführt. Dieser Abschnitt zeigt, wie diese Veränderungen das Unternehmen geprägt und zu einer neuen Arbeitskultur geführt haben.

Einfluss auf Unternehmensprozesse

  • Automatisierung und Effizienz: Die Einführung von SAP automatisierte viele bisher manuelle Prozesse, was zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz führte.

  • Verbesserte Datenverfügbarkeit und Transparenz: Mit SAP konnte Frutura eine bessere Übersicht über ihre Geschäftsprozesse gewinnen, was zu fundierteren Entscheidungen führte.

  • Optimierung der Logistik: Insbesondere im Bereich der Logistik ermöglichte SAP eine schnellere und genauere Planung und Ausführung, was für ein Unternehmen, das frische Produkte liefert, von entscheidender Bedeutung ist.

Offenheit für neue Arbeitsweisen

  • Anpassung an neue Prozesse: Die Mitarbeiter mussten sich an neue Arbeitsweisen und Prozesse anpassen, was eine Herausforderung darstellte, aber auch neue Möglichkeiten eröffnete.

  • Schulung und Entwicklung: Um den Übergang zu erleichtern, investierte Frutura in umfangreiche Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme effektiv nutzen können.

  • Kultureller Wandel: Die Einführung von SAP führte zu einem kulturellen Wandel im Unternehmen, wobei Flexibilität und Offenheit für Veränderungen zu zentralen Werten wurden.

Zeitmanagement und Change Management in der SAP-Systemintegration

Die Implementierung eines ERP-Systems wie SAP erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein ausgeklügeltes Management von Zeit, Budget und organisatorischem Wandel. Frutura's Erfahrungen in ihrem Digitalisierungsprojekt, wie im Vortrag von Katrin Hohensinner-Häupl dargelegt, bieten wertvolle Erkenntnisse in diesen Schlüsselbereichen.

Zeitplanung und Budgetierung

  • Strikte Zeitvorgaben: Frutura stand unter einem erheblichen Zeitdruck, da das Projekt innerhalb eines engen Zeitrahmens abgeschlossen werden musste. Dies erforderte eine präzise Planung und Koordination aller Aktivitäten.

  • Budgetbewusstsein: Wie in jedem großen Projekt, gab es auch bei Frutura unvorhergesehene Ausgaben. Die Bedeutung einer flexiblen Budgetplanung, die Raum für unerwartete Kosten lässt, wurde schnell deutlich.

  • Effizienz durch straffe Zeitpläne: Trotz des Drucks erwies sich der straffe Zeitplan als vorteilhaft, da er das Team dazu antrieb, fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten.

Change Management und Mitarbeiterbeteiligung

  • Kultureller Wandel: Die Einführung von SAP war nicht nur ein technisches, sondern auch ein kulturelles Projekt. Es veränderte die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen und miteinander interagieren.

  • Mitarbeiterbeteiligung: Frutura legte großen Wert darauf, alle Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Dies förderte das Verständnis und die Akzeptanz für die Veränderungen.

  • Schulungen und Unterstützung: Um den Übergang zu erleichtern, wurden umfassende Schulungen und Support-Strukturen bereitgestellt. Dies half den Mitarbeitern, sich schnell an das neue System anzupassen und es effektiv zu nutzen.

Wie Katrin Hohensinner-Häupl in ihrem Vortrag betonte, ist die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems ein komplexes Unterfangen, das weit über die technische Installation hinausgeht. Es erfordert eine sorgfältige Planung, ein realistisches Budget und ein effektives Change Management, um sicherzustellen, dass sowohl die technischen als auch die menschlichen Aspekte des Projekts erfolgreich verwaltet werden.

Erfolgreiche SAP-Implementierung – Testen und Live-Schaltung im Fokus

Eine zentrale Komponente ist das gründliche Testen vor der finalen Implementierung. Dieser Schritt ist unerlässlich, um zu garantieren, dass das System nahtlos in die bestehende Unternehmensstruktur integriert wird und alle Mitarbeiter effizient damit arbeiten können.

Frutura legte besonderen Wert auf das Testen mit allen Mitarbeitern und in sämtlichen Abteilungen. Diese inklusive Herangehensweise garantierte, dass jeder, der das System nutzen würde, es in einer kontrollierten Umgebung testen, Feedback geben und sich mit den neuen Abläufen vertraut machen konnte.

Diese Testläufe waren nicht nur technische Kontrollen, sondern auch Chancen für die Mitarbeiter, sich aktiv in die Gestaltung ihres Arbeitsalltags einzubringen. Durch diese Beteiligung konnten viele potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, was zu einem reibungsloseren Übergang führte.

Das Aufschalten des neuen SAP-Systems war ein Moment voller Anspannung und Erwartung. Trotz sorgfältiger Vorbereitung und Tests traten natürlich Herausforderungen und unerwartete Schwierigkeiten auf, die gelöst werden mussten. Diese Phase verlangte Flexibilität, rasche Problemlösungen und eine intensive Zusammenarbeit aller Abteilungen.


Nachhaltige Entwicklung durch SAP-Integration – Fruturas fortlaufende Erfolgsgeschichte

Die Einführung von SAP bei Frutura war der Beginn einer fortlaufenden Reise der digitalen Transformation und Innovation. Nach der erfolgreichen Implementierung des Kernsystems setzte das Unternehmen seinen Weg fort, indem es zusätzliche SAP-Module integrierte, um weitere Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Diese fortlaufende Entwicklung zeigt das Engagement von Frutura, nicht nur mit aktuellen Technologien Schritt zu halten, sondern auch proaktiv nach neuen Lösungen zu suchen, die Effizienz und Produktivität weiter steigern können.

Das SAP-Team, bestehend aus sechs Experten, arbeitet kontinuierlich daran, das System zu optimieren und zu erweitern. Mit SAP Ariba und dem SAP Business Network wurden moderne Lösungen gefunden, um administrative Prozesse zu straffen und die Frische der Produkte zu gewährleisten.

SAP-Integration als Schlüssel zu Fruturas Zukunft – Ein Fazit

Fruturas digitale Transformation beleuchtet, wie mittelständische Betriebe den komplexen Anforderungen der heutigen Wirtschaftslandschaft erfolgreich begegnen. Mit der Einführung von SAP hat das Unternehmen nicht nur seine betrieblichen Abläufe verfeinert, sondern ebenfalls einen tiefgreifenden kulturellen Umbruch initiiert. Dieser Umbruch führte zu gesteigerter Leistungsfähigkeit, zu präziseren Entscheidungsprozessen und zu einem spürbaren Anstieg der Wettbewerbskraft.

Zusammenfassend ist Fruturas Pfad ein Beispiel für mittelständische Firmen, die sich den Herausforderungen der Digitalisierung stellen. Ihre Erfahrungen dienen als fundierte Orientierungshilfe für jene, die ähnliche digitale Wege beschreiten wollen.

Zweifellos wird die Zukunft neue Hürden und Gelegenheiten mit sich bringen, doch sind Unternehmen wie Frutura hervorragend gerüstet, um diese zu überwinden und an der Spitze des digitalen Fortschritts zu verweilen.

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