Effizienzsteigerung durch SAP-Integration: Einblicke in das Projekt Frutura 

Im digitalen Zeitalter sind effiziente Prozesse und die Integration moderner IT-Systeme entscheidend für den Erfolg mittelständischer Unternehmen. Ein herausragendes Beispiel dafür ist das Projekt Frutura unter der Leitung von Martin Brenner von der Axians ICT Austria GmbH. In seinem Vortrag am 28.11.2023 im Rahmen der Veranstaltung "Effizienzsteigerung durch Prozessstandardisierung" gab er wertvolle Einblicke in die Komplexität und den Nutzen von SAP-Integrationen.

Martin Brenner, Experte für Business Development und strategische SAP-Beratung, teilte sein umfangreiches Wissen über die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen. Seine Expertise spielte eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung des Frutura-Projekts.

Das Projekt Frutura zielte darauf ab, die Effizienz des Unternehmens durch die Einführung einer neuen SAP-Systemlandschaft deutlich zu steigern. Die Herausforderungen lagen in der Anpassung der bestehenden Strukturen und der Schulung der Mitarbeiter, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

Die Hauptaufgabe von Axians bestand darin, eine nahtlose Integration der SAP-Lösungen in die bestehenden Unternehmensprozesse von Frutura zu gewährleisten. Dies erforderte eine detaillierte Analyse der bestehenden Systeme und eine sorgfältige Planung der Implementierungsphasen.

Der Projektstart markiert eine entscheidende Phase in der Zusammenarbeit zwischen Frutura und Axians. Im Januar 2019 erhielt Axians von Frutura die Anfrage, die Einführung eines neuen ERP-Systems zu unterstützen.

Die folgenden Monate bis Mai waren geprägt von intensiven Gesprächen, Analysen und Planungen. In dieser Zeit galt es, die Anforderungen von Frutura genau zu verstehen und einen maßgeschneiderten Ansatz für die Implementierung zu entwickeln. Die Entscheidung fiel schliesslich auf die Integration des SAP-Systems mit Axians als Implementierungspartner.

Axians betonte die Bedeutung der richtigen Zusammensetzung des Teams von Beginn des Projekts an. Es wurde die Strategie „what you see is what you get“ verfolgt, was bedeutet, dass die Experten, die an den Präsentationen und der Vorprojektphase beteiligt waren, auch eine aktive Rolle in der Implementierungs- und Konzeptionsphase des Projekts spielten.

Diese Vorgehensweise ermöglichte eine kontinuierliche und konsistente Projektumsetzung, da das Team bereits mit den spezifischen Prozessen und Anforderungen von Frutura vertraut war.

Ein zentrales Element des Projekts war die "Fit to Gap"-Analyse. Diese Methode diente dazu, die Standardprozesse von SAP mit den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen von Frutura abzugleichen. Ziel war es herauszufinden, welche Anpassungen notwendig sind, um die Prozesse von Frutura optimal in das SAP-System zu integrieren. Diese Phase war besonders herausfordernd, da viele Unternehmen dazu neigen, ihre Altsysteme 1:1 in das neue System zu übernehmen, was oft zu Problemen führt.

Die größte Herausforderung bestand darin, die bestehenden Systeme und Prozesse von Frutura effizient in die neue SAP-Landschaft zu überführen. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre gewohnten Prozesse unverändert in das neue System zu übernehmen, was selten zum Erfolg führt.

Bei Frutura wurde besonderer Wert darauf gelegt, die Prozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu optimieren und an die neuen Möglichkeiten und Funktionen des SAP-Systems anzupassen. Dies erforderte eine offene Haltung gegenüber Veränderungen und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten, um eine erfolgreiche Transformation zu gewährleisten.

In dieser Projektphase stand nicht nur die technische Integration im Vordergrund, sondern auch die Notwendigkeit, die Prozesse und Abläufe bei Frutura genau zu verstehen. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz konnte eine solide Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes geschaffen werden.

Die Umsetzungsstrategie des Frutura-Projekts basierte auf der agilen Sprint-Methodik. Dieser Ansatz ermöglichte es dem Team, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sich in überschaubaren Zeiträumen auf spezifische Aufgaben zu konzentrieren.

Jeder Sprint konzentrierte sich auf bestimmte Aspekte des Systems, und am Ende jedes Sprints wurden die Ergebnisse getestet und bewertet. Diese Struktur trug entscheidend dazu bei, das Projekt in kontrollierbaren und effizienten Schritten voranzutreiben.

Die weltweite COVID-19-Pandemie brachte unvorhergesehene Herausforderungen mit sich, die eine Anpassung des ursprünglichen Zeitplans erforderlich machten. Der Lockdown und die damit verbundenen Einschränkungen führten zu einer Verschiebung des geplanten Go-Live-Datums.

Trotz dieser Schwierigkeiten gelang es dem Team, sich schnell an die neue Situation anzupassen und die Arbeit unter veränderten Bedingungen fortzusetzen, um das Projekt weiterhin erfolgreich voranzutreiben.

Die Inbetriebnahme des SAP-Systems bei Frutura war ein Meilenstein im Projekt. Trotz der Herausforderungen durch COVID-19 konnte das System erfolgreich implementiert und in Betrieb genommen werden.

Die sorgfältige Planung und die intensiven Testphasen haben sich ausgezahlt: Das System funktionierte vom ersten Tag an reibungslos und ermöglichte eine nahtlose Fortführung der Geschäftsprozesse. Dieser Erfolg war ein deutliches Zeichen für die Effektivität der gewählten Implementierungsstrategie und die harte Arbeit des gesamten Teams.

Insgesamt war die Implementierungs- und Testphase des Frutura-Projekts ein Musterbeispiel dafür, wie Flexibilität, sorgfältige Planung und Anpassungsfähigkeit zum Erfolg eines komplexen IT-Projekts beitragen können. Durch die Bewältigung von Herausforderungen und die konsequente Ausrichtung auf das Endziel wurde der Grundstein für eine zukunftsorientierte, digitalisierte Unternehmensstruktur gelegt.

Die Einführung von IT-Systemen, insbesondere von umfassenden Lösungen wie SAP, erfordert mehr als nur technisches Know-how. Der Erfolg eines solchen Projektes hängt von verschiedenen Schlüsselfaktoren ab, die entscheidend zur Zielerreichung beitragen.

• Strategische Planung: Die Festlegung klarer, gemeinsamer Ziele zu Beginn des Projekts ist essenziell. Sie dienen als Richtschnur und Erfolgskriterium für alle Beteiligten.

• Anpassungsfähigkeit: Change Management ist nicht nur die Einführung neuer Prozesse, sondern auch die Fähigkeit, sich anpassen zu können und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

• Mitarbeiterengagement: Die Einbindung und Motivation der Mitarbeiter ist entscheidend. Ihr Engagement trägt zur Akzeptanz und zum Gelingen der neuen Systeme bei.

• Analyse bestehender Prozesse: Eine genaue Betrachtung und Bewertung der aktuellen Prozesse ist unerlässlich, um Verbesserungspotenziale zu erkennen.

• Optimierung und Standardisierung: Die Anpassung und Optimierung der Unternehmensprozesse an die neuen Systeme fördert Effizienz und Produktivität.

• Bereitschaft zur Veränderung: Unternehmen müssen bereit sein, traditionelle Prozesse zu überdenken und anzupassen, um den vollen Nutzen aus den neuen Systemen zu ziehen.

• Transparenter Informationsfluss: Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Management, Projektteam und Mitarbeitern ist grundlegend für den Projekterfolg.

• Frühzeitiges Erkennen von Problemen: Durch offene Kommunikation können Herausforderungen und Probleme frühzeitig identifiziert und angegangen werden.

• Förderung der Zusammenarbeit: Ein konstruktiver Austausch fördert das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams.

• Ganzheitlicher Ansatz: Die Implementierung eines IT-Systems wie SAP ist ein unternehmensweites Vorhaben, das alle Bereiche des Unternehmens betrifft.

• Integration in die Unternehmenskultur: Die neuen Systeme und Prozesse müssen in Einklang mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen stehen.

• Führung und Unterstützung: Die Unternehmensführung muss das Projekt aktiv unterstützen und als Teil der Unternehmensstrategie begreifen.

Insgesamt zeigt das Frutura-Projekt eindrucksvoll, wie durch die Berücksichtigung dieser Schlüsselfaktoren eine erfolgreiche Implementierung eines komplexen IT-Systems realisiert werden kann. Die Kombination aus strategischer Planung, Anpassungsfähigkeit, offener Kommunikation und einem ganzheitlichen Unternehmensansatz bildet das Fundament für eine effektive und nachhaltige digitale Transformation.

Das Projekt Frutura steht exemplarisch für eine gelungene digitale Transformation in einem mittelständischen Unternehmen. Die erfolgreiche Implementierung des SAP-Systems hat nicht nur die betrieblichen Abläufe optimiert, sondern auch wertvolle Einblicke und Lernerfahrungen für zukünftige Projekte geliefert.

• Wert der Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, wie es die COVID-19-Pandemie erforderte, hat sich als unschätzbar wertvoll erwiesen.

• Bedeutung von Teamarbeit und Kommunikation: Die enge Zusammenarbeit und offene Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern waren entscheidend für den Erfolg.

• Wichtigkeit des Change Managements: Die Einführung neuer Systeme erfordert eine umfassende Change-Management-Strategie, um Mitarbeiter einzubinden und Prozesse erfolgreich zu transformieren.

• Grundstein für weiteres Wachstum: Durch die Implementierung des SAP-Systems hat Frutura eine solide Grundlage für weiteres Wachstum und Effizienzsteigerung geschaffen.

• Fokus auf kontinuierliche Verbesserung: Das Unternehmen plant, seine Prozesse und Systeme kontinuierlich zu evaluieren und zu verbessern, um agil auf Marktveränderungen reagieren zu können.

• Nachhaltige digitale Transformation: Das Projekt dient als Blaupause für zukünftige Initiativen zur digitalen Transformation, die das Unternehmen weiter voranbringen werden.
  
  

Möchten Sie noch tiefer in die Thematik eintauchen?

Sehen Sie sich den vollständigen Vortrag von Martin Brenner über das erfolgreiche Frutura-Projekt an, der unter diesem Beitrag verlinkt ist. Erhalten Sie direkte Einblicke und vertiefende Informationen zur Umsetzung und den Auswirkungen der SAP-Integration in einem führenden mittelständischen Unternehmen.